Pięć narzędzi przydatnych w składaniu ofert przetargowych

Wyszukiwarka zamówień publicznych

Każdy, kto choć tydzień musiał przeglądać różne strony w poszukiwaniu interesujących przetargów potwierdzi, że jest to działanie żmudne i niespecjalnie atrakcyjne. Nawet zawężenie interesujących nad postępowań do określonej branży lub lokalizacji (np. przetargi śląskie) kosztować nas będzie sporo czasu. Odwiedzenie Mini portal uzp, bazy konkurencyjności oraz witryn poszczególnych Gmin, Starostw i jednostek budżetowych to dzień z głowy. A gdzie tu bufor czasowy niezbędny do zapoznania się z dokumentacją przetargową, wypełnienia szeregu dokumentów i opracowania kosztorysu?

Dobrym wyjściem jest wyszukiwarka zamówień publicznych. To intuicyjne narzędzie, które agreguje dostępne przetargi według ustawionych filtrów i w postaci wiadomości jest dostarczane każdego dnia na skrzynkę mailową. Oprócz nazwy postępowania oraz danych zamawiającego, w takim rekordzie znajdziemy między innymi kompletną dokumentację, terminy oraz link do Bip lub strony www zamawiającego. Wyszukiwarka zamówień publicznych udostępnia także inne funkcjonalności:

• Bazę podwykonawców.
• Zlecenia dla firm (wyłączone z konieczności stosowania procedur przetargowych).
• Wyniki przetargów.

Darmowy okres próbny oferuje serwis https://www.oferent.com.pl. To jedna z najbardziej analitycznych i kompletnych usług tego typu dostępnych dla polskich przedsiębiorców.

ePUAP - niezbędna pomoc przy Mini portal uzp

Z dniem 1 stycznia 2021 roku ostatecznie weszły w życie przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych. Wprowadzone korekty obejmowały szereg wytycznych w różnych aspektach prowadzenia postępowań. Jedną z ważniejszych zmian była pełna elektronizacja procesu udzielania zamówienia publicznego. Obecnie te zasady stosujemy już nie tylko do zadań o wartościach przekraczających progi unijne, ale także dla mniejszych działań. Zgodnie z uzasadnieniem osób wdrażających, ma to przyczynić się do poprawy efektywności i transparentności zamówień publicznych, na przykład z sekcji przetargi śląskie.

Elektronizacja wymaga dostosowania narzędzi nie tylko po stronie zamawiających, ale także wykonawców. Zgodnie z art. 61 ust. 1 nowego PZP, komunikacja w postępowaniu oraz wykonywanie szeregu innych czynności (składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, uzupełnień), odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Szczegóły każdorazowo ujęto w Specyfikacji Warunków Zamówienia. Zazwyczaj jednostki publiczne wymagają posiadania skrzynki na ePUAP. Dodatkowo korzystanie z serwisu Mini portal uzp także wymaga poświadczenia wykonanego przy pomocy podpisu zaufanego. Profil ePUAP jest więc niezbędny i darmowy.

Podpis elektroniczny

Chcąc złożyć ofertę w zamówieniu o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, niezbędne jest właściwe jej podpisanie. Aby propozycja zachowała formę elektroniczną zgodną z treścią art. 781 § 1 KC musi zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Również zamówienia o niższych wartościach, dostępne na platformie Mini portal uzp lub innej, można podpisywać właśnie tym narzędziem. Podpis elektroniczny jest narzędziem komercyjnym i za dostęp do niego należy umieścić odpowiednią opłatę u dostawcy. Wystawiany jest on imiennie na daną osobę. Jeśli do reprezentacji wymagane jest współdziałanie większej liczby osób, konieczne będzie zakupienie kolejnych certyfikatów. Warto pamiętać, że oferty podpisane w inny sposób zostają odrzucane bez możliwości ich dalszej poprawy.

Pełnomocnictwo

Jeśli zależy nam na sprawnym i tanim składaniu ofert przetargowych, dobrym rozwiązaniem jest ustanowienie pełnomocnictwa na jednego z pracowników. Dzięki temu, zamiast kupować kilka certyfikatów elektronicznych, wystarczy zainwestować w jedno urządzenie. Aby zminimalizować liczbę biurokracji, warto wyposażyć zaufanego specjalistę w pełnomocnictwo rodzajowe. Można je składać na liczne przetargi. Śląskie, mazowieckie, wielkopolskie - niezależnie od lokalizacji i podmiotu takie pełnomocnictwo będzie respektowane.

Zabezpieczenie finansowe

I wreszcie ostatnie narzędzie, równie ważne jak poprzednie. Wyszukiwarka zamówień publicznych w powiązaniu z pełnomocnictwem oraz podpisem elektronicznym to nadal w wielu przypadkach za mało, aby zawrzeć umowę. Wiele postępowań z sekcji przetargi śląskie wymaga zabezpieczenia oferty oraz dobrego wykonania. Jak tego dokonać? Jest kilka dostępnych form:

• pieniądz,
• gwarancja bankowa,
• gwarancja ubezpieczeniowa,
• poręczenie udzielane przez podmiot o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o PARP.

Mówimy tu o kwotach wielokrotnie przekraczających kilkadziesiąt tysięcy złotych. Właściwe opracowanie procedur dotyczących finansowania wadium i zabezpieczenia należytego wykonani umowy to podstawa sprawnie działającego działu przetargów w firmie.