Jesienna kontrola Sanepidu bez stresu - jak przygotować dokumentację i uniknąć kosztownych błędów?

Co warto sprawdzić przed kontrolą? Jakie dokumenty mogą zostać przedstawione inspektorowi i gdzie najczęściej pojawiają się braki?

Sanepid może poprosić o znacznie więcej niż tylko podstawowe dokumenty

Zakres kontroli zależy od jej przedmiotu, rodzaju prowadzonej działalności oraz występujących w zakładzie pracy zagrożeń. W zawiadomieniu o kontroli może znaleźć się wstępna lista dokumentów i informacji, które przedsiębiorca powinien przygotować, jeżeli dotyczą one zakresu prowadzonej kontroli.

Na przekazanej przez Sanepid liście znajdują się m.in.:

- ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy,
- aktualne orzeczenia lekarskie pracowników,
- wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych,
- rejestr czynników szkodliwych oraz karty badań i pomiarów,
- wykaz stosowanych substancji i mieszanin chemicznych wraz z kartami charakterystyki,
- informacje o zatrudnieniu i narażeniu pracowników na czynniki szkodliwe,
- dokumentacja dotycząca środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego,
- dokumentacja dotycząca pierwszej pomocy.

W przypadku występowania określonych zagrożeń Sanepid może również oczekiwać rejestrów prac i pracowników narażonych na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz czynników rakotwórczych, mutagennych i reprotoksycznych.

Ocena ryzyka zawodowego - dokument, którego nie warto odkładać na później

Ocena ryzyka zawodowego jest jednym z dokumentów wymienionych w przekazywanej przez Sanepid liście.

Jeżeli w firmie zmieniły się stanowiska, zakres obowiązków, maszyny, urządzenia, stosowane substancje lub organizacja pracy, warto zweryfikować, czy dotychczasowa dokumentacja nadal odpowiada rzeczywistym warunkom.

Szczególnej uwagi wymagają stanowiska, na których pracownicy mogą być narażeni m.in. na:

- czynniki chemiczne,
- czynniki biologiczne,
- hałas,
- drgania mechaniczne,
- mikroklimat,
- promieniowanie,
- czynniki rakotwórcze, mutagenne i reprotoksyczne.

Aktualna ocena ryzyka to nie tylko dokument do okazania podczas kontroli. To podstawa właściwego rozpoznania zagrożeń występujących w środowisku pracy.

Badania i pomiary czynników szkodliwych

Kolejnym obszarem, któremu warto przyjrzeć się przed kontrolą, są badania i pomiary czynników szkodliwych występujących na stanowiskach pracy.

W dokumentacji powinny znaleźć się nie tylko wyniki badań, ale - zgodnie z przekazaną listą - również odpowiednie rejestry oraz karty badań i pomiarów.

- W praktyce warto sprawdzić, czy:
- wszystkie wymagane stanowiska zostały uwzględnione,
- badania dotyczą aktualnych warunków pracy,
- dokumentacja jest kompletna,
- wyniki są właściwie udokumentowane,
- w przypadku zmian w organizacji pracy przeanalizowano potrzebę ponownej oceny sytuacji.

Brak aktualnej lub kompletnej dokumentacji może oznaczać konieczność szybkiego uzupełnienia obowiązków, a w określonych przypadkach może również prowadzić do dalszych konsekwencji pokontrolnych.

Substancje chemiczne - sprawdź karty charakterystyki

Jeżeli przedsiębiorstwo wykorzystuje substancje lub mieszaniny chemiczne, warto przed kontrolą zrobić prosty przegląd wszystkich produktów znajdujących się w użyciu.

Sanepid może oczekiwać spisu stosowanych niebezpiecznych substancji i mieszanin chemicznych oraz kart charakterystyki tych produktów.

Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie aktualnego wykazu i sprawdzenie, czy dla znajdujących się w nim produktów dostępna jest właściwa dokumentacja.

Lepiej wykryć brak przed kontrolą niż w jej trakcie

Przygotowanie do kontroli Sanepidu nie powinno polegać na tworzeniu dokumentów „na szybko”. Najważniejsze jest sprawdzenie, czy dokumentacja jest kompletna, aktualna i spójna z rzeczywistymi warunkami pracy.

Dlatego przedsiębiorca, który otrzymał zawiadomienie o planowanej kontroli, powinien potraktować je również jako sygnał do wykonania wewnętrznego przeglądu.

BHP Consulting wspiera przedsiębiorców w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz dokumentacji związanej z bezpieczeństwem pracowników. Profesjonalna weryfikacja dokumentacji i warunków pracy pozwala wcześniej zidentyfikować obszary wymagające uzupełnienia lub uporządkowania.

Kontrola nie musi oznaczać stresu. Największy spokój daje świadomość, że dokumentacja firmy odpowiada temu, jak naprawdę wygląda praca.

Otrzymałeś zawiadomienie o kontroli Sanepidu?

Nie czekaj do dnia kontroli. Sprawdź dokumentację i przygotuj firmę wcześniej.
BHP Consulting - kompleksowe wsparcie w zakresie BHP, PPOŻ i ochrony środowiska.
Kontakt

BHP Consulting mgr inż. Piotr Król
ul. Brzegi 5d, 34-120 Andrychów
tel. 728 550 594
e-mail: info@bhpconsulting.biz
Strona internetowa BHP Consulting