Tomek, gość od protestów rowerowych znów w akcji... tym razem obnaża dziury w systemie KSeF

Jestem niezależnym twórcą, lokalnym i społecznikiem z Bielska-Białej. Zwyczajnie interesuję się tą tematyką. Swoim filmem chciałem w żartobliwy sposób zwrócić uwagę na problem sposobu dostarczania faktur do nabywcy w KSeF oraz ryzyko wykluczenia cyfrowego wielu małych przedsiębiorców.

Wcześniej faktura była dostarczana fizycznie lub mailowo. Nie wynikało to wprost z przepisów, ale w praktyce stanowiło naturalny etap weryfikacji - nawet jeśli ktoś podał cudzy NIP, dokument musiał jeszcze trafić do danej instytucji znanym i kontrolowanym kanałem komunikacji, a do księgowości docierały faktury od rozpoznawalnych kontrahentów.

W nowym systemie KSeF faktura automatycznie trafia do systemu nabywcy i to po stronie księgowości pojawia się obowiązek zweryfikowania, które faktury są zasadne. W przypadku niewielkiej liczby faktur nie jest to wyzwanie, natomiast gdy firma operuje tysiącami faktur miesięcznie, bardzo łatwo przeoczyć dokument wystawiony omyłkowo lub niezasadnie na dany NIP. Konsekwencje podatkowe i obowiązek wyjaśnień w takiej sytuacji obciążają jednak nabywcę. To jest ogromna zmiana filozofii obiegu dokumentów.

Z rozmów z dwiema księgowymi uzyskałem również informacje o problemie odróżniania faktur, nawet tych prawidłowych. W KSeF wszystkie dokumenty wyglądają tak samo, ponieważ funkcjonują w jednolitym widoku systemowym. Wcześniej faktury różniły się wizualnie, np. logotypem czy układem, co ułatwiało szybką identyfikację i zmniejszało ryzyko ludzkiej pomyłki w księgowości.

Ponadto swoim filmem chciałem również zwrócić uwagę, że przymus używania KSeF może prowadzić do wykluczenia cyfrowego. Wielu drobnych przedsiębiorców dotychczas wystawiało faktury na przykład na papierowych drukach i nie korzystało z rozbudowanych systemów informatycznych. Na filmie pokazany jest przykład, jak trudne i czasochłonne może być wystawienie faktury w KSeF - 6 inteligentych kobiet, pomoc informatyka przez telefon, instrukcja do pomocy, a cały proces trwał prawie pół godziny. Takie problemy występują dziś w praktyce w firmach na terenie całego kraju. Te osoby z pewnością się nauczą, jednak dla wielu mniej sprawnych cyfrowo przedsiębiorców oznacza to konieczność korzystania z płatnej pomocy przy wystawianiu faktur lub zamknięcie działalności.

Rozumiem cel uszczelnienia systemu VAT, jednak praktyka pokazuje, że obecne rozwiązanie rodzi nowe wyzwania i ryzyka po stronie zwykłych przedsiębiorców. Z KSeF wiąże się więcej zagadnień, takich jak obsługa certyfikatów czy potencjalna awaryjność i bezpieczeństwo systemu scentralizowanego, które wykraczają poza zakres samego filmu.

Tomasz Sidorczuk.