Ewidencja czasu pracy kierowców - co sprawia firmom najwięcej trudności?

Co mówią przepisy i jak je stosować?

Ewidencja czasu pracy zawodowych kierowców jest niezbędna, aby zmniejszyć ryzyko wypadków spowodowanych zmęczeniem. Okres ten obejmuje nie tylko prowadzenie pojazdu, ale także przerwy, czas oczekiwania na załadunek i rozładunek, czyszczenie pojazdów oraz czynności administracyjne.

Zasady prowadzenia ewidencji są regulowane przez ustawę z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Zgodnie z tym aktem prawnym właścicieli firmy jest zobowiązany do:

• prowadzenia dokumentacji czasu pracy kierowców w formie zapisów z tachografów analogowych i cyfrowych, wydruków danych z kart kierowcy oraz innych potwierdzających czas pracy dokumentów,
• gromadzenia i przechowywania dokumentacji w sposób umożliwiający jej kontrolę przez organy nadzoru,
• zapewnienia prawidłowego rozliczania godzin pracy,
• kontrolowania i weryfikowania danych z ewidencji w celu wykrycia ewentualnych nieprawidłowości,
• szkolenia kierowców w zakresie obowiązków związanych z rejestrowaniem i przestrzeganiem czasu pracy.

Najczęstsze problemy z ewidencją czasu pracy kierowców

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców to nie tylko formalność. Gdy dokumentacja jest prowadzona źle lub niekompletnie, firma może narazić się na kary finansowe, kontrole ze strony inspekcji pracy czy ITD, a w skrajnych przypadkach nawet na odpowiedzialność karną. Do najczęstszych problemów należą:

• Błędy w obsłudze tachografów - kierowcy czasem zapominają o zmianie trybu pracy, co skutkuje nieprawidłowościami w dokumentacji.
• Niewłaściwe rejestrowanie przerw i odpoczynków - zdarza się, że przerwy i odpoczynki są pomijane lub zapisane w sposób niezgodny z przepisami.
• Brak aktualnej wiedzy o przepisach - nieznajomość nowych regulacji może prowadzić do błędów w ewidencji i narażać firmę na kary finansowe
• Niekompletna dokumentacja - niepełne dane, ich utrata lub zniszczenie może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia godzin i błędów w wynagrodzeniach.

Współpraca z biurem rachunkowym - dlaczego warto?

Nieustannie zmieniające się przepisy i wysokie wymagania stawiane przedsiębiorcom przez ustawodawcę, sprawiają, że podczas ewidencjonowania czasu pracy kierowców łatwo można popełnić błąd. Tego rodzaju pomyłki bywają bardzo kosztowne. Mogą powodować chaos w planowaniu pracy kierowców, opóźnienia w realizacji zleceń i konieczność poprawiania wielu dokumentów.

Jeśli chcesz mieć pewność, że ewidencja czasu pracy kierowców jest prowadzona w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami, rozważ nawiązanie współpracy z renomowanym biurem rachunkowym. Profesjonaliści pomogą w bieżącym monitorowaniu zapisów, wprowadzaniu zmian wynikających z przepisów prawa oraz w sprawnym rozliczaniu godzin pracy kierowców.

Dzięki zewnętrznemu wsparciu właściciele firm transportowych nie muszą martwić się o kwestie związane z ewidencją i mogą w pełni skupić się na rozwijaniu swojej działalności.